Come creare una lettera di presentazione efficace per un assistente amministrativo in 5 passi
Le aziende di tutti i settori si affidano agli assistenti amministrativi per supportare il personale e far funzionare le operazioni aziendali senza intoppi. Per ottenere un posto di lavoro come assistente amministrativo, dovrai scrivere una lettera di presentazione che attiri l'attenzione dei datori di lavoro e li convinca che sei l'aggiunta perfetta al loro team.
In questa guida ti illustreremo i 5 passaggi essenziali per scrivere una lettera di presentazione come assistente amministrativo. Continua a leggere per scoprire come:
- Creare correttamente l'intestazione e il titolo della lettera di presentazione
- Creare un saluto personalizzato nella tua lettera di presentazione
- Scrivere un'efficace introduzione alla lettera di presentazione per assistente amministrativo
- Mostra il tuo valore professionale come assistente amministrativo
- Concludere la lettera di presentazione con una frase di chiusura convincente.
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1. Crea correttamente l'intestazione e il titolo della tua lettera di presentazione per assistente amministrativo
Prima di iniziare a scrivere l'introduzione e il corpo della tua lettera di presentazione, il primo passo che devi compiere è quello di creare l'intestazione e il titolo ideali.
L'intestazione di una lettera di presentazione è il punto in cui vengono inserite le informazioni sull'azienda, il tuo nome e le tue informazioni di contatto. In genere, queste informazioni dovrebbero essere collocate nell'angolo in alto a sinistra della lettera di presentazione.
Per quanto riguarda l'intestazione della lettera di presentazione, si tratta di una breve frase che funge da titolo per la tua lettera. Consideralo simile al titolo di una notizia: deve essere conciso e veloce e deve fornire un'anteprima delle informazioni che verranno fornite.
Di seguito trovi alcuni esempi di come formattare e scrivere sia l'intestazione che il titolo della tua lettera di presentazione per Assistenti Amministrativi:
Formattazione dell'intestazione
Quando scrivi l'intestazione, cerca di mantenere una lunghezza di circa 3 righe. Per rendere il tuo nome memorabile, inseriscilo per primo o metti il testo in grassetto per renderlo più evidente.
Ecco un esempio di intestazione di una lettera di presentazione ben formattata
A: Jordan Law Associates, Dipartimento Amministrativo
Da: Jane Doe, Assistente Amministrativo
(123) 456-7890 | janedoe@email.com | linkedin.com/in/jane-doe
Scrivere il titolo
Come già detto, il titolo di una lettera di presentazione è simile al titolo di una notizia. Quando scrivi questo titolo, devi sempre utilizzare una parola chiave relativa alla posizione, un numero o una parola d'ordine accattivante, un aggettivo o un verbo forte e una promessa.
Ecco un esempio di titolo per un assistente amministrativo, seguito da una suddivisione dei componenti chiave
3 modi in cui posso migliorare l'efficienza amministrativa della tua azienda
Parola/numero d'ordine: 3 Ways, Efficiency
Parola chiave: Administrative
Aggettivo/Verbo: Improve
Promessa: Your Company - dichiarando questo, prometti di applicare le tue competenze in modo specifico per le esigenze dell'azienda a cui ti stai candidando.
2. Crea un saluto personalizzato nella tua lettera di presentazione
Il saluto che usi nella tua lettera di presentazione amministrativa deve essere il più specifico possibile per l'azienda. Piuttosto che inserire un saluto vago, come ad esempio "A chi di dovere", devi cercare in anticipo la persona che si occupa delle assunzioni nel dipartimento a cui ti stai candidando.
In alcuni casi, potrebbe non essere chiaro chi esaminerà esattamente la tua lettera di presentazione. In questo caso, dovresti optare per uno dei seguenti saluti:
Al team [Nome dell'azienda]
Oppure
Al responsabile delle assunzioni di [nome dell'azienda]
Scrivendo questi saluti più personalizzati, dimostri non solo il tuo impegno nei confronti dell'azienda ma anche la tua attenzione ai dettagli.
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3. Scrivere un'efficace lettera di presentazione per assistente amministrativo
Dopo aver eliminato l'intestazione, il titolo e il saluto, è il momento di scrivere l'introduzione!
Per scrivere una lettera di presentazione efficace come assistente amministrativo, devi cercare di includere le seguenti informazioni:
- Una breve panoramica della tua storia professionale e dei tuoi obiettivi
- Una dichiarazione sul perché sei entusiasta di candidarti a questa azienda
- Una conoscenza reciproca (se possibile)
Se hai ottenuto risultati importanti, puoi includere anche uno di questi nell'introduzione. Altrimenti, dovresti riservare i tuoi risultati principali ai paragrafi del corpo della lettera di presentazione.
Ecco un esempio che ti aiuterà a capire come scrivere l'introduzione di una lettera di presentazione per un assistente amministrativo.
Al responsabile delle assunzioni di [Nome dell'azienda],
Con oltre 5 anni di esperienza come assistente amministrativo nel settore FinTech, sono l'aggiunta ideale al vostro team in crescita. Mi è stato consigliato di candidarmi da Jack Smith, uno degli agenti di reclutamento della vostra azienda, dopo aver discusso con lui del mio obiettivo di entrare a far parte di una startup FinTech con opportunità di avanzamento.
In questo esempio, il candidato scrive un'introduzione efficace dichiarando gli anni di esperienza che ha maturato in un settore specifico. L'introduzione è ancora più incisiva quando afferma di essere stato raccomandato per la posizione da uno degli agenti di reclutamento dell'azienda.
4. Mostra il tuo valore professionale come assistente amministrativo
I paragrafi del corpo della tua lettera di presentazione per assistente amministrativo sono quelli in cui parlerai in modo più approfondito dei tuoi risultati e del perché ritieni di essere adatto all'azienda.
Mentre scrivi questi paragrafi, cerca di rispondere a ciascuna delle seguenti domande:
- Cosa ti entusiasma del lavoro in questa azienda?
- Cosa speri di imparare lavorando in questa azienda?
- Quali sono i risultati o le qualifiche che ti distinguono come candidato?
- Quali competenze chiave possiedi che sono rilevanti per la posizione?
Quando descrivi i risultati e le competenze in questi paragrafi, assicurati di utilizzare dettagli specifici e quantificabili quando possibile.
Ecco un esempio di come descrivere un risultato in una lettera di presentazione
In qualità di assistente amministrativo presso [precedente datore di lavoro], mi sono concentrato principalmente sul miglioramento dei canali di comunicazione tra i reparti. Grazie al reperimento e all'implementazione di un nuovo software di produttività digitale, ho contribuito a ridurre di oltre l'80% gli errori di comunicazione interna e le riunioni perse.
5. Concludere la lettera di presentazione con una frase conclusiva convincente
Sebbene la frase conclusiva della tua lettera di presentazione debba essere breve, è comunque un elemento potente della tua lettera che può influenzare la risposta o meno del datore di lavoro.
All'interno di questa frase conclusiva, dovresti includere:
- Una frase entusiasta in cui dici che non vedi l'ora di ricevere una risposta da parte del datore di lavoro.
- Una frase aggiuntiva in cui dichiari che darai un seguito, indicando come li contatterai o come loro potranno contattarti
- Una firma formale
Ecco un esempio di frase conclusiva efficace per una lettera di presentazione di un assistente amministrativo
Con i miei anni di esperienza e la mia passione per il settore, so che sarò l'aggiunta perfetta al vostro team. Sono disponibile a fissare una telefonata o un incontro dalle 8.00 alle 16.00 dal lunedì al venerdì. Il numero di telefono del mio ufficio è (123) 456-7890.
Auguri, [Nome del candidato]
Se ti sei mai chiesto in cosa differisce una lettera di presentazione da un CV, questo articolo ti spiegherà le principali differenze tra i due.
Amministrazione Cover Letter FAQ
How can I convey enthusiasm without sounding insincere?
You can show genuine interest by, for example, mentioning what specifically excites you about the company or the role. Try to use positive and energetic language, but avoid clichés and exaggeration. Remember, authenticity resonates more with hiring managers than over-the-top expressions of enthusiasm. So, the best thing you can do is be honest.
How do I address employment gaps in my administrative assistant cover letter?
Firstly, don't try to hide it! You're bound to be asked about this in a job interview anyways! So, in your cover letter, briefly explain any employment gaps in a positive light. Focus on what you learned or how you stayed productive during that time. Whether it was through volunteering, freelancing, or continuing education, make sure you show the employer how these experiences have prepared you for the role.
Should I include my salary expectations in the cover letter?
Talking about your salary expectations when you've not been asked to is a huge taboo in the hiring world! You can mention your salary expectations in your cover letter only if the job posting specifically requests it. And if you must include this information, do so towards the end of your cover letter, providing a range based on your research of industry standards.Otherwise, save the money talk for the job interview.
How long should my administrative assistant cover letter be?
The purpose of a good cover letter is to present yourself as the best candidate for the job in a concise and straightforward manner. Always aim for a cover letter that's concise yet informative, typically one page in length. This usually translates to about 3-4 body paragraphs framed by an introductory and closing paragraph.
Can I use the same cover letter for multiple job applications?
While it may be tempting to use a generic cover letter for multiple job applications to save time, this approach is generally not effective. Employers can easily spot a form letter, which can make you appear less interested and invested in the specific role and company. That's why customizing your cover letter for each job application is non-negotiable!
